Archivage de vos documents & 
externalisation de vos archives

Les « archives d’une entreprise »
qu’est-ce que c’est ?

L’article L211-1 du Code du patrimoine définit les archives comme : l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité

En matière d’archivage, il importe donc de bien définir ce que sont les archives afin d’être en mesure de savoir quels documents sont à archiver, comment et pourquoi ils le sont ?

Dès sa création, un document est une archive ; son type dépend de son mode d’utilisation spécifique. Selon le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 3 catégories d’archives sont à distinguées:

• Les archives courantes : elles sont conservées dans le bureau afin d’être consultées fréquemment, étant donné que ce sont des documents servant au suivi des affaires en cours.
• Les archives intermédiaires : elles sont à conserver selon les durées légales de conservation et les durées d’utilité administrative (DUA); consultées ponctuellement, elles peuvent faire l’objet de contrôle ou servir de preuve en cas de litige.
• Les archives définitives : elles sont conservées définitivement et sans limitation de durée pour leur intérêt administratif, juridique et/ou patrimonial.

À cette typologie s’applique donc les trois âges, permettant de décrire la vie d’une archive, depuis sa création jusqu’à sa destruction.

Qu’est-ce qu’une société d’archivage ?

Une société d’archivage propose à ses clients des prestations et services de gestion des archives. Auprès de sa clientèle d’entreprises et administrations publiques, Arcalys propose une prestation globale pour la gestion et conservation de vos archives entreprise. Elle intervient directement sur le site afin de mettre en place une politique d’archivage adaptée aux besoins des clients. L’objectif étant de trier, classer et récupérer l’ensemble des documents administratifs afin de les conserver sous forme d’archives dans des entrepôts de stockage sécurisés. Chaque document étant ainsi mis à l’abri de tout risque de perte, de vol ou de détérioration.

La société Arcalys accompagne les entreprises dans leur démarche de gestion d’archivage. Grâce à son expertise, elle leur permet de mettre en place un processus d’archivage assurant une conservation pérenne des documents archivés.

Bon à savoir : sa prestation globale destinée à l’archivage des documents d’entreprise s’articule autour de 4 étapes fondamentales qui sont respectivement :

1. L’audit et les conseils d’experts en archivage
2. Les interventions d’archivage sur site
3. Le stockage et la conservation sécurisée des documents
4. La destruction des archives

La maîtrise de ces phases garantit un archivage physique performant. Arcalys est une société d’archivage dont les entrepôts de stockage des archives sont situés en région Grand Est. Elle intervient également en région Île-de-France. L’externalisation et la conservation des archives sont ses spécialités. De nombreuses entreprises de tout secteur d’activité font appel à ses services et prestations selon leurs besoins en archivage. Arcalys maîtrise l’ensemble des phases de la chaîne de valeur de la conservation à la destruction des archives.

L’archivage, une solution sur-mesure

Avec l’externalisation des archives, Arcalys devient un gestionnaire d’archives pour le compte de tiers proposant des prestations d’archivage sur-mesure et adaptées à chaque spécificité en archivage. À partir d’un inventaire détaillé des archives, les archivistes qualifiés d’Arcalys assurent le stockage et la conservation des archives dans des locaux et entrepôts de stockage sécurisés. À l’abri de tout risque de détérioration, les archives conservées sont également consultables à tout moment et mises à disposition rapidement. Quant aux archives physiques obsolètes ou périmées, elles sont détruites.

Une prise en charge des archives efficaces et durables

Arcalys est une société d’archivage qui propose à ses clients une prise en charge efficace pour une conservation pérenne des archives confiées. Avec rigueur et professionnalisme, elle applique un processus d’archivage reposant sur :

• L’élaboration d’un plan d’archivage
• Le traitement des archives physiques créés, c’est-à-dire leur classement, leur tri et leur recensement afin de pouvoir les ranger dans des conteneurs dédiés à l’archivage physique
• L’enlèvement et le transport des archives lors de l’externalisation des archives