Arcalys
Notre offre
En choisissant Arcalys, vous optez pour un prestataire qui gère l’ensemble des étapes de la procédure d’archivage avec un coût maîtrisé, un plan de classement d’archivage codifié et performant.
Qui sommes-nous ?
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Les 4 étapes clés de la procédure d’archivage
Arcalys prend en charge la gestion, conservation et externalisation de vos archives.
étape 01
Audit & Conseils
Évaluation, études et plan d’archivage
Un déplacement sur site pour comprendre les besoins de chaque service. L’élaboration d’un plan d’archivage.
étape 02
Interventions sur site
Démarche et interventions d’archivage
Analyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du plan d’archivage établi.
étape 03
Stockage, Gestion & Conservation sécurisée des archives
Enlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes de sécurité contre l’intrusion, l’incendie et les inondations.
étape 04
Destruction de documents d’archives
La gestion prévisionnelle d’élimination des documents compte tenu des délais légaux de conservation.
Pourquoi externaliser vos archives ?
En confiant vos archives à Arcalys, vous rationnalisez vos coûts et vous bénéficiez de l’expertise métier d’une société d’archivage connaissant toutes les exigences et les spécifications pour l’externalisation des archives papiers.
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Malgré les idées reçues, l’archivage des documents physiques n’est pas révolu. Si la dématérialisation des archives fait bon train, l’objectif zéro papier n’est pas encore vraiment réalisable. Le passage à une dématérialisation massive peut comporter quelques inconvénients si elle est mal menée :
- Coût de gestion élevé dû à un manque de maîtrise de l’informatique ou de matériel performant,
- Nécessité de former et d’informer le personnel du service de gestion des archives
- Consommation accrue d’énergie
- Risque de perte de donnée
Externalisation des archives, tendance ou évolution irréversible ?
Les entreprises ont recours massivement à l’externalisation de leurs archives car elles y voient un véritable intérêt sur la durée. La réduction des coûts, l’allégement des ressources humaines, les gains en productivité, l’optimisation des espaces de bureau sont autant d’arguments à mettre dans la balance face à une gestion interne qui n’apporte souvent rien de plus que l’impression de maitrise de ses archives. Sans compter qu’il est toujours possible (et même souhaitable) de comparer les différents prestataires externes. Chacun propose ses propres solutions selon ses offres. Quoiqu’il en soit, il importe que l’offre d’externalisation partielle ou totale soit personnalisée pour qu’elle convienne parfaitement à votre organisation actuelle, ou, mieux encore, concoure à la faire évoluer.
Pourquoi les entreprises ont-elles intérêt à externaliser leurs archives ?
Il est dans l’intérêt des entreprises d’externaliser leurs archives lorsqu’elles n’ont pas la taille suffisante pour organiser en interne un véritable service d’archives. Mais certaines entreprises ayant les moyens de concevoir un service dédié ont malgré tout fait le choix d’externaliser leurs archives pour les nombreux avantages. Rappelons que l’archivage en interne nécessite de nombreuses ressources (en matériel et en personnel). L’archivage en interne pour des entreprises de taille intermédiaire accroît considérablement les risques de perte ou de dégradation des documents. Si l’externalisation reste la solution idéale pour solutionner les problèmes d’espace et de stockage des documents, c’est certainement la mise en conformité réglementaire des archives qui intéressera les décideurs avisés.
Externaliser vos archives, c’est économique et plus sûr !
Si la décision d’externaliser une partie ou la totalité de vos archives est parfois difficile à prendre, cette solution malgré tout, reste avantageuse sur le plan économique. La réticence vient souvent de la crainte de perdre la maîtrise de ses archives. Or c’est tout le contraire. En appliquant de bonnes pratiques de l’archivage et en confiant ses archives à un expert, une entreprise se prémunie du risque de perdre ou de voir détériorer ses documents sensibles et confidentiels. Lorsque l’externalisation est réalisée par une société experte dans ce domaine, cette dernière garantie une gestion confidentielle et sécurisée des archives. Chaque document étant conservé dans des locaux spécialement conçus à cet effet.
Profitez d’un déménagement pour externaliser ses archives physiques
Lorsqu’une entreprise entreprend son déménagement, temporaire ou définitif, l’externalisation des archives devient alors une solution économique et pratique. C’est le moment de confier ses archives. Tout d’abord parce que le prestataire va les prendre en charge, ce qui va soulager le déménagement des archives en lui-même !
Face à la flambée des prix de l’immobilier, les entreprises veulent gagner de la place
L’une des raisons majeures qu’ont les entreprises à souhaiter externaliser leurs archives, ce sont les frais de stockage liés aux tarifs de l’immobilier, surtout à Paris et en Île-de-France. Le prix du mètre carré ne cesse d’augmenter dans la capitale et dans les villes de la région parisienne. Les entreprises cherchent à tout prix à gagner de l’espace pour en faire des bureaux et accroître davantage la rentabilité et la productivité.
Vous avez un projet d’archivage ?
Nos archivistes peuvent vous aider à anticiper vos besoins futurs et à choisir les solutions les plus adaptées à votre développement. Discutez des options de gestion à long terme avec Arcalys. Abordez les questions de conservation, de destruction des documents en fin de cycle de vie et des éventuels transferts vers des solutions d’archivage électronique et numérique si cela est envisagé à terme.