Stockage, Gestion & Conservation sécurisée de documents

Plusieurs phases interventions

Conservation sécurisée

1. Enlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes de sécurité contre l’intrusion, l’incendie et les inondations.
2. Remise d’un bon d’enlèvement.
3. Mise en rayonnage en mode aléatoire garantissant une totale confidentialité.
4. Saisie informatique de la localisation des conteneurs.
5. Contrôle des positionnements.

Une démarche méthodique et contrôlée

1. La production d’un procès verbal d’inventaire papier et/ou électronique
2. La recherche et la mise à disposition de pièces*
   Livrables ou consultables sur place selon votre choix : – document physique : délai de 4 heures à 48 heures selon éloignement et urgence ; – document dématérialisé : délai de 2 heures par mail ou par télécopie.
3. La traçabilité des demandes de consultation et des entrées / sorties de documents.

(* À la demande après contrôle strict des habilitations. Devis personnalisé)

Quelle est la procédure de gestion de l’archivage ?

Un audit d’évaluation gratuit établi par un archiviste expert et auprès des responsables et/ou collaborateurs du service des archives permet de cibler les besoins et établir un plan d’archivage adapté et personnalisé. De la sorte, pourront être évaluées les fréquences de consultations des archives traitées et conservées. Celles qui ne sont plus à conserver feront l’objet d’une destruction.

La gestion des archives physiques et leur exploitation procèdent d’une traçabilité des archives (procès-verbal d’inventaire) permettant toute recherche ou consultation avec sorties et réintégrations de documents. Il s’agit de garantir la mise à disposition des pièces avec la possibilité de les consulter sur place ou de les livrer par transport à la demande.

Transport et conservation en conteneurs des archives

Arcalys garantit la prise en charge de vos archives avec un accompagnement personnalisé durant tout le cycle de vie de vos documents. Un dispositif adapté et personnalisé est mis en place afin d’assurer :

• Une mise en conteneur des documents d’archives pour les conserver en toute sécurité sur le long terme
• Un transport sécurisé des archives jusqu’aux sites de gestion et de conservation agréés
• Le suivi et la traçabilité du fonds d’archive confié avec la réalisation d’un inventaire détaillé et exhaustif
• L’accès facile à tous les documents archivés

Quant à la destruction des archives, les experts d’Arcalys traitent chaque document dans le respect de leur durée légale de conservation et proposent une destruction en fin de vie des documents.

Stockage des archives physiques dans nos entrepôts sécurisés

Avec Arcalys, vous assurez à vos supports d’informations sensibles un niveau de sécurité optimum. Arcalys sécurise vos documents contre les vols d’archives et garantit la conservation et l’intégrité physique de vos archives. Ceci en luttant contre les agents de détérioration avec des conteneurs et des locaux conçus pour les archives papier.

Arcalys assure l’intégrité, la pérennité et la sécurité de vos documents archivés.

Concernant les locaux de stockage, les entrepôts doivent répondre à des normes de sécurité afin de garantir une conservation hautement sécurisée des archives physiques ; voici une liste des principaux critères de sécurité à respecter :

• Les entrepôts doivent être situés en dehors des zones d’habitation
• Les bâtiments doivent être en pierre, leur charpente en métal, leur façade en bardage et leur sol en béton
• Ils doivent d’être dotés de murs et de portes coupe feu, de détecteurs de fumée, d’extincteurs suivant le code du travail (article 232-12-17) et d’alarmes anti-intrusion

Comment la confidentialité des archives est-elle garantie ?

Dans le monde des archives, la confidentialité est essentielle. C’est particulièrement le cas pour les archives juridiques ou les archives sensibles de certaines entreprises. Arcalys a mis en place une méthodologie éprouvée pour protéger chaque document conservé. Tous les conteneurs sont anonymes, sans signes distinctifs afin de garantir l’anonymat des archives. La sécurité de vos informations et de celles de votre entreprise est donc garantie.

Comment se déroule la consultation des archives ?

Lors d’une demande de consultation d’un document, Arcalys vérifie les droits de la personne en question afin de garantir la sécurité des archives. La communicabilité des archives respecte les règles établies avec l’entreprise. L’habilitation de sécurité permettra donc aux personnes désignées d’avoir accès à ces informations protégées.

Que ce soit pour une recherche, pour une consultation ou une destruction d’archives, il s’avère capital pour une entreprise de faire appel à une société experte en archivage. En confiant vos archives à une société spécialisée en gestion des archives, vous vous libérez de l’ensemble de vos contraintes d’archivage.

Vous avez un projet d’archivage ?

À cette étape, la société d’archivage Arcalys établit un devis pour une externalisation sécurisée et fonctionnelle des archives. Vous pouvez demander un devis adapté à votre stockage et archivage. Nous évaluerons vos besoins d’archivage afin de vous proposer une solution personnalisée.