Tous les articles par Xavier Brou

Faut-il gérer soi-même le stockage de ses archives ?

Selon la loi en France, toutes les entreprises doivent s’assurer de faire l’archivage de leurs documents. Il ne s’agit pas seulement de stocker les papiers dans une pièce, mais il s’agit de les archiver, ce qui veut dire de les classer dans un ordre précis en respectant les obligations légales et les normes en vigueur. Faire le stockage des archives nécessite un investissement en termes de ressources financières et d’aménagement d’un local pour les archives. Est-il préférable de gérer soi-même ses archives ou faut-il les confier à un prestataire ou tout simplement louer un box ?

Qu’est-ce que le désarchivage et pourquoi vous devriez vous en soucier !

L’archivage physique des informations étant une obligation légale, toutes les entreprises s’assurent de le faire. Néanmoins, lorsque le temps passe, certains de ces documents ne sont plus nécessaires et prennent inutilement de la place. Alors que les locaux de l’entreprise deviennent de plus en plus encombrés, il se pose le problème des charges liées au stockage des archivages. C’est ainsi que le déstockage devient nécessaire et important pour toute entreprise. Qu’est-ce que c’est et pourquoi est-il réalisé ?

À quoi sert une boîte d’archives ?

L’archivage des informations est une obligation légale pour toute entreprise en France. Pour cela, tous les chefs d’entreprise doivent s’assurer que cela est fait en respectant les normes en vigueur. Cependant, pour que l’archivage soit fait d’une manière excellente, il est important d’utiliser des conteneurs d’archives conçus dans des matériaux résistants pour un archivage optimisé. Que savoir sur les boîtes d’archives ? Quels sont les avantages à les utiliser ?

Avantages et inconvénients des archives physiques et électroniques

Selon la loi, les archives représentent l’ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé. Une entreprise doit accorder de l’importance à ses documents, quels que soient leur date de création, leur forme et leur support matériel. Il existe des archives physiques et des archives électroniques. Découvrez ce qui différencie une catégorie de l’autre et qu’elles sont leurs avantages et inconvénients.

L’ARCHIVAGE PAPIER FACE AU NUMÉRIQUE

Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.

De ce fait, ces dernières sont de plus en plus nombreuses à faire appel à des professionnels de l’archivage électronique.

Quels sont les différents types d’archives ?

L’archivage est une nécessité et une obligation légale. Quelles que soient la forme et l’activité de votre entreprise, vous devez y accorder de l’importance. Vous êtes surtout tenu de prendre les dispositions qui s’imposent pour traiter vos archives dans le strict respect des règles en la matière. Mais le préalable est d’en connaître les différents types afin de mieux les gérer.

Quels sont les critères d’un bon classement ?

Une entreprise doit œuvrer pour effectuer un bon classement de ses documents. Cela permet de réaliser un gain, aussi bien en temps qu’en argent. Car lorsqu’il sera question de chercher un document, on le retrouvera rapidement. Le bon classement évitera l’égarement du document, une situation qui peut avoir un coût au cas où la réalisation d’un duplicata s’imposerait. Pour l’effectuer, il est nécessaire de faire les choses avec précision. Cela impose le respect de plusieurs critères.

Qu’est-ce que le calendrier de conservation ?

Important outil du programme de gestion des documents, le calendrier de conservation permet de déterminer le cheminement et le traitement des documents. Il entre en jeu depuis la création des documents jusqu’à ce qu’ils deviennent des archives ou avant leur élimination ou destruction. Le calendrier de conservation est également un outil de gestion très efficace qui permet de fonctionner dans le respect de la loi sur les archives