Déménagement des archives

Comment externaliser le stockage des documents de votre entreprise ?

De plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de leurs documents d’archives, dans l’intention de réduire considérablement leurs coûts de stockage et de conservation. Le recours à cette solution alternative de gestion externalisée leur permet de libérer de la surface de bureaux et d’économiser une charge locative ou foncière supplémentaire. En confiant leurs archives d’entreprise à une société spécialisée dans le stockage et la gestion de l’archivage en externe, les entreprises faisant le choix de l’externalisation, s’accordent davantage de temps pour se consacrer pleinement sur leur cœur de métier. Pour profiter de ces avantages, voyons comment il est possible de stocker le fonds d’archives en dehors des locaux de l’entreprise ?

Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?

Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.

Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible.
Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies, inondations…).

Comment préparer les archives à un déménagement ?

Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des archives. Au préalable, une réflexion visant à préparer les archives à un déménagement s’impose, surtout pour éviter par la suite, toute perte ou détérioration de documents d’archives.

Déménagement de l’entreprise : profitez-en pour faire le ménage dans vos archives !

Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.