Conservation des archives

Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?

Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures

Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?

Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures

Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise

Le délai d’archivage des documents d’entreprise est règlementé en France. Nombre d’entre eux sont concernés car il est primordial de conserver une trace écrite en cas de futur litige avec un fournisseur, un client voire l’administration fiscale. Les règles d’archivage des documents d’entreprise sont fixées soit par la loi, soit par les délais de prescription avant lesquels des contrôles peuvent être réalisés.

Comment bien conserver ses archives ?

Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont de plus en plus recours à des sociétés d’archivage spécialisées dans la gestion des archives. De la création à la destruction des documents archivés, la gestion des documents d’une entreprise nécessite un professionnalisme que seules ces sociétés spécialisées dans ce domaine peuvent offrir. Voici quelques recommandations clés pour préserver en toute sécurité les archives.

Durée conservation archives hospitalières

Les archives hospitalières comprennent logiquement des documents et dossiers médicaux des malades, des registres de naissances, de décès et d’enfants trouvés mais pas seulement. Sont également stockés un certain nombre de documents administratifs relatifs à la comptabilité, aux actes de fondation et à la gestion du patrimoine des établissements en général.

Le cycle de vie d’une archive

Différentes étapes constituent le cycle de vie d’un document papier non archivé présent dans les locaux d’une structure. Ce processus se nomme également en anglais : Records Life-cycle. C’est un outil de gestion des archives fort utile puisqu’il permet d’analyser les différentes étapes de la vie du document, depuis sa création jusqu’à sa destruction définitive. Les différentes étapes qui le constituent diffèrent selon que l’on se place du point de vue du Records Management ou bien celui de l’archivage.