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Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage

Vous souhaitez externaliser vos archives ? Sachez que tous les prestataires ne se valent pas et qu’il est important de ne pas se précipiter lors de cette décision.
Arcalys vous propose de découvrir les principaux facteurs à prendre en compte à l’heure de faire votre choix, en prenant soin de ne pas se focaliser uniquement sur l’aspect financier …


DEVIS ARCHIVAGE


Sélectionner un prestataire de qualité

Choisir un professionnel qui prendra en charge vos archives ne peut pas être réalisé à distance, se rendre sur place permet en effet de vérifier un certain nombre de points. Le système de protection incendie tout d’abord, à travers l’entretien régulier ou non et le nombre d’extincteurs voire d’éventuels systèmes de détection de fumées et d’alarmes. L’aspect général du bâtiment (propreté ou saleté, ordre ou désordre) vous donnera une indication quant au sérieux de l’entreprise. C’est également le cas du professionnalisme des employés en charge des archives. Trouver un espace de stockage des archives d’entreprise est avant tout une décision pratique. Il importe de se renseigner sur la facilité de retrouver un document que vous avez confié à la société en question. Combien de temps met-elle pour le restituer par exemple.  Il faut également s’assurer de la qualité des services d’inventaire (étiquette ou informatisation) et de classement. Certaines sociétés offrent à leur clientèle des prestations complémentaires comme une salle de consultation ou encore des entretiens durant lesquelles elles peuvent prodiguer de précieux conseils. Reste la question de la sécurité des documents et le prix global, tous deux influant grandement dans la décision finale.

Voici une série de questions à vous poser si vous souhaitez faire appel à une entreprise de gestion des archives

Pourquoi archiver et conserver vos documents d’archives ?

L’archivage de vos documents d’entreprise n’est pas un choix, ni le fruit du hasard. C’est en tout premier lieu une obligation de respecter la législation en vigueur. La loi légifère sur les durées légales de conservation des archives. Il incombe aux entreprises d’adopter une politique d’archivage adaptée au contexte de l’entreprise et qui contribue pleinement au respect des lois en matière de conservation.

La seconde raison pour laquelle les documents sont archivés réside dans leur utilité en cas de contrôle ou de litige. Une archive a une valeur probante, elle est une preuve pouvant ainsi faire valoir ce que de droit.

Enfin, les archives définitives (archives définitivement conservées et ne faisant l’objet par conséquent d’aucune destruction) constituent la mémoire de l’activité de l’entreprise qui les conserve durablement et en toute sécurité.

Pour toutes ces raisons, vous devez vous orienter vers une société d’archivage qui vous accompagnera à chaque étape de la construction de vote politique d’archivage. Lorsque vous interrogez votre interlocuteur, identifiez bien la manière dont il vous répond sur chacun de ces points. Quels sont les engagements du prestataire ? Est-il évasif sur certains points ou au contraire, vous apporte-t-il un éclairage qui recoupe ce que vous connaissez de l’importance de la conservation de vos documents dans les meilleures conditions. Le critère principal n’est pas la renommée de la société d’archivage, mais la qualité des échanges que vous aurez tout au long de cette période qui peut durer toute l vie de votre entreprise. Pour résumer, il importe que vous soyez en confiance !

Comment choisir les documents à conserver ?

Le classement des archives ne se fait pas de manière arbitraire mais il répond à un plan de classement qui hiérarchise les documents d’archives selon leur importance et leur contenu sensible.  Les services d’archives sont très vite confrontés aux principaux problèmes de classement, à savoir :

  • Quels sont les documents obsolètes?
  • Quels sont ceux qui traitent du même sujet et sont à considérer comme des doublons?
  • Comment éviter la confusion possible entre les archives courantes et celles qui doivent être définitivement archivées
  • Comment épurer les dossiers trop volumineux sans avoir à détruire des documents sensibles ?
  • Comment choisir le bon mode de conditionnement des archives ?

Chaque questionnement constitue une réflexion à part entière lors de la mise en œuvre d’un plan de classement efficace. La méthodologie mise en place doit répondre aux attentes et besoins des entreprises en archivage mais surtout garantir sur le long terme une conservation optimale et sécurisée des documents archivés. Sachant que chaque document est à traiter selon l’importance et le niveau de confidentialité de son contenu.

Là encore, n’hésitez pas à interroger votre interlocuteur sur ces questions sensibles. Quelles sont les méthodes mises en place par cette société d’archivage ? Comment garantit-elle le meilleur traitement des archives et la constitution d’un plan de classement efficace et respecté sur la durée ?

Comment se réalise un plan de classement ?

Dès lors que le classement a été réalisé selon l’importance des documents et que le choix du conditionnement a été effectué en conséquence, il importe de mettre en œuvre le plan de classement en tenant des critères inventoriés. Le classement vise à recenser les dossiers existants, les hiérarchiser, afin d’en avoir une connaissance plus fiable et de pouvoir à tout moment les retrouver en cas de consultation ou de contrôle. C’est la raison pour laquelle, le plan de classement est un outil indispensable pour gérer les archives courantes et intermédiaires. Il nécessite pour cela les compétences de personnes qualifiées et expertes en la matière.

Il existe donc des règles de classement spécifiques que l’on se doit de respecter pour gérer efficacement ses archives. En voici les cinq principales :

  • Il convient de mettre en application un système d’identification des documents afin de garantir un repérage rapide des documents d’entreprise à archiver (alphabétique, numérique ou thématique)
  • De bien différencier les catégories de dossiers et de ne pas mélanger par exemple les fichiers permanents avec les dossiers en cours ou tout autre dossier (stratégique, administratif, divers…)
  • Créer un outil de traçabilité adapté au contexte et à la logique de la politique d’archivage mise en œuvre afin d’avoir une gestion tracée dans le temps
  • Accroitre la visibilité des documents archivés en adoptant par exemple un code couleur
  • Formaliser le système de gestion des archives pour être en mesure à tout moment de communiquer à l’ensemble des personnes de l’entreprise, durant tout le cycle de vie de l’archive (de sa création à sa destruction)

Conclusion

Rappelez-vous que faire appel à un prestataire externe pour vos archives n’est pas seulement un coût. Cela permettra de libérer de l’espace dans vos locaux (voire d’opter pour un espace de travail plus réduit et moins coûteux), de permettre à votre personnel de se recentrer sur son cœur de métier et de gagner du temps dans votre recherche d’information.

La question qui demeure : quel prestataire choisir ?

Commencez peut-être par nous demander un devis et interrogez-nous sur ce que nous pouvons vous proposer !


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Crédits images :
Photo Ann Wuyts