Une facture est un document comptable reçu ou émis par une entreprise, attestant l’achat ou la vente de biens ou de services. Elle est également appelée quittance lorsqu’elle concerne la facturation d’un service. La facture est par conséquent le reflet de ce qui a été fourni au client et du montant que ce dernier doit verser en retour. N’étant pas un simple document commun, la facture doit obligatoirement comporter des mentions légales indispensables et faire l’objet d’une conservation selon les délais légaux en vigueur. Lire aussi notre FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise
Quels sont les différents types de facture ?
Il existe divers types de facture en voici les principaux.
La facture intermédiaire
Ce type de facturation concerne essentiellement les factures de provisions ou d’acompte, transmises plusieurs fois dans l’année au client afin de lui accorder un étalement de paiement d’une consommation annuelle comme d’une somme importante.
La facture de clôture
Comme son nom l’indique, ce deuxième type de facture permet de clôturer un contrat passé entre un prestataire (ou un fournisseur) et son client.
La facture « pro-forma »
Cette facture est document comptable directement émis suite à une prestation ou à la livraison d’un bien.
La facture, en tant que telle
Document définitif, la facture est une pièce comptable qui a valeur de preuve en cas de contrôle ou de litige. Pour être conforme à la législation, posséder un caractère officiel et ainsi bénéficier d’une certaine légitimité auprès de la justice, une facture doit contenir les mentions légales obligatoires qui la définissent en tant que telle et la rendent valide aux yeux de loi. En voici les principales :
- Le document doit mentionner le mot « Facture » pour être reconnu comme tel
- La date de son émission doit figurer sur la facture, date pour laquelle la facture a été émise
- Une facture doit être numérotée: chaque document ayant son propre numéro de facturation, ce dernier devant apparaître sur l’ensemble des pages composant la facture
- Ne pas oublier d’indiquer la date de la vente ou de la prestation de services
- Indiquer également l’identité de l’acheteur ou du client (son nom, sa dénomination sociale, son adresse…)
- Ne pas omettre l’identité du prestataire ou du vendeur (nom, dénomination sociale, numéro SIREN ou SIRET…)
- Inscrire l’adresse de livraison
- Inscrire également le numéro individuel d’identification à la TVA
- Désigner en toute lettre le produit ou le service vendu ou réalisé, en faisant le décompte détaillé de chaque prestation ou produit vendu (les quantités et les prix)
- Si la TVA est applicable, la faire mentionner à la suite du montant total à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Pourquoi faut-il conserver les factures ?
Deux raisons principales peuvent être invoquées pour rendre compte de la priorité pour une entreprise de bien classer et conserver ses factures, aussi bien celles des clients que des fournisseurs. La première raison concerne un ayant droit à une réduction de TVA. Toute facture conservée dans leur forme originale et durant un délai légal de 10 ans donne droit à une réduction au titre de la TVA. Quant à la seconde raison, elle porte sur l’obligation légale de conservation des factures, surtout en cas de contrôle pouvant être effectué par l’administration fiscale. Ce type de contrôle, a postériori, est applicable pendant toute la durée légale de conservation, établie à 10 ans pour ce type de document comptable.
Pour quelle durée ?
Concernant la durée légale de conservation des factures d’une entreprise, la loi et en particulier le code du commerce est clair et précis à ce sujet : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).
Et au-delà de 10 ans ?
Il existe des factures et autres documents commerciaux et comptables pour lesquels la durée légale de conservation dépasse les 10 années. C’est le cas des factures spécifiques aux investissements ou également les factures servant, en cas de sinistre, de preuve et d’estimation de valeur des équipements auprès des assureurs.
Comment les conserver ?
Afin de garantir une conservation des factures dans les meilleures conditions, il importe avant tout de bien les trier et les classer selon leur nature spécifique, sachant que la durée de conservation varie selon le type de facture. La conservation des factures peut se faire sous deux formes possibles et reconnues par la loi :
- Faire un double papier de la facture délivrée; les documents étant imprimés, l’original destiné au client et la photocopie au fournisseur ou au prestataire
- Faire un double via un format électronique
La priorité, étant ici, d’archiver les factures de manière à le rendre accessibles à tout moment et d’en faciliter l’accès par la même occasion. Charge à l’entreprise de les conserver dans les meilleures conditions, soit en les entreposant et les stockant dans un local dédié à la gestion d’archives (sur le territoire français), soit en les confiant à un tiers archiveur. L’externalisation des archives est une démarche tout à fait légale et officielle. Elle est une solution de plus en plus utilisée par les entreprises souhaitant réduire leurs coûts de gestion des archives.