La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.
Une approche pratique
Alors que l’environnement de la gestion documentaire évolue, les professionnels de l’archivage mettent en place des au sein de leurs organisations des règles et pratiques à suivre pour organiser et gérer efficacement les archives courantes et archives intermédiaires. Tous les éléments constitutifs du « record management » :
- Visent l’organisation et la gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par tout organisme, public ou privé, dans l’exercice de ses activités, ou par toute personne physique ayant la responsabilité de produire ou de conserver des documents d’archives.
- Constituent par conséquent un guide pratique destiné aux responsables des services d’archives en définissant leurs tâches et responsabilités en matière de gestion des archives, de politique d’archivage, de processus d’archivage, de méthode d’archivage à mettre en œuvre pour assurer un archivage physique pérenne et sécurisé
Cette norme cadre et réglemente la gestion des archives courantes et intermédiaires. Elle fait du « Records Management » un procédé d’archivage dont l’un des principaux objectifs est de rendre accessible et communicable l’ensemble des documents archivés. Pratique, il permet aux entreprises qui en font usage de disposer pleinement des archives dont elles ont besoin dans le cadre :
- de la conduite de leurs activités
- de la conformité aux exigences légales et réglementaires
- de la protection juridique en cas de conflit
Quelles sont les démarches possibles ?
La gestion des archives nécessite une intervention qui peut être de deux types à savoir, une intervention minimum ou médium. La première démarche concerne la gestion des archives courantes se limitant dans la plupart des cas au passage à la phase intermédiaire et à la prise en charge des dossiers qui n’ont plus d’utilité courante dans le ou les services concernés. La seconde se rapporte à un contexte totalement différent : elle consiste à conseiller sur les tâches de conception à accomplir ou d’aide à la conception des outils permettant à des systèmes de gestion des documents de bien fonctionner.
L’intervention minimum
Cette intervention est généralement sollicitée à la suite d’une situation de crise ou d’un événement extraordinaire tel qu’un bureau engorgé, une réorganisation des services des archives ou lors d’un déménagement partiel ou total des bureaux. Deux démarches sont possibles concernant cette intervention minimum :
- Une démarche « réactive » nécessitant des compétences professionnelles pour faire preuve de réactivité, sachant qu’il faut intervenir au plus vite au cours d’une situation en crise
- Une démarche « active » nécessitant une bonne connaissance de l’environnement (changement, organisation, déménagement des services d’archivage…) et afin d’intervenir en amont pour améliorer le système de gestion existant
L’intervention médium
Il s’agit en partie ici de sélectionner les documents à la suite des situations propres aux structures où la gestion des documents est décentralisée et nécessite pour cela une coordination. Les services des archives jouant ici un rôle de conception et de conseil. Il convient également d’associer à ce type d’intervention les activités de formation, dans la mesure où la gestion est confiée à des non professionnels du domaine.
Cette sélection s’opère selon des critères et procède d’une méthode. C’est pourquoi de nombreux outils sont employés dans le cadre d’une mise en œuvre d’une méthodologie efficace (tableaux d’archives, calendrier des archives…) en vue d’améliorer le système de gestion des archives.
Que faut-il bien prendre en compte ?
En matière de gestion des archives et de politique d’archivage à mettre en place, il importe à chaque entreprise de bien prendre en compte l’ensemble de ses besoins en archivage et par conséquent de bien définir les documents d’archives à considérer comme vitaux, et dont la perte entraînerait des répercussions graves sur la bonne gestion de l’entreprise en activité.
Il convient également de définir précisément les rôles et responsabilités de chacun tout en gardant à l’esprit qu’une stratégie de gestion d’archivage s’inscrit toujours dans une politique globale de l’entreprise. C’est ce que préconise la norme Iso 15489 en indiquant expressément que l’archivage n’incombe pas uniquement aux archivistes, mais concerne tous les acteurs à des degrés divers de la gestion des archives.
Enfin, il est demandé également de connaître un minimum les bases de la gestion des archives tout comme ses outils permettant d’assurer une bonne traçabilité, tel que le bordereau de versement par exemple, ou le recollement en cas de déménagement des archives.
Le cas de l’externalisation des archives
En matière d’archivage physique, l’externalisation est également une solution à prendre en compte, surtout en raison du fait qu’elle est une procédure efficace pour :
- Conserver les archives de manière sécurisée
- Gérer les archives en les rendant accessibles et consultables aisément
- Eliminer les documents inutiles ou en double
- Garantir une traçabilité complète des documents archivés
La gestion et la conservation des archives demandent donc la mise en application d’un process rigoureux, efficace. L’archivage est un métier à part entière nécessitant des compétences pluridisciplinaire dans tous les domaines de l’expertise, qu’elle soit archivistique, organisationnelle, logistique ou bien encore informatique…
C’est pourquoi, Arcalys propose à ses clients une solution globale pour l’archivage des documents papiers et se déroulant en quatre étapes :
- L’audit et conseils en archivage
- Interventions d’archivage sur site
- Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents
- Conservation recherche et destruction des archives
De plus, l’externalisation des archives présente de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, en confiant les archives à une société de tiers-archivage, il est possible de réduire les coûts tout en bénéficiant de l’expertise métier de professionnels (gestion confidentielle et sécurisée des documents, conservation des archives dans des locaux spécialement conçus à cet effet…).