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Pourquoi l’utilisation d’un référentiel d’archivage est-il un préalable indispensable ?

Un référentiel d’archivage ou référentiel de conservation est en quelque sorte un guide des bonnes pratiques pour les entreprises souhaitant archiver leur document sans que cela devienne contre productif pour elles. Outil indispensable pour conserver et détruire sereinement tous les documents d’archives, le référentiel d’archivage assiste les entreprises non pas à faire le tri des documents à archiver, mais à les classer au bon endroit avec les bons attributs de gestion. Voyons donc ce qui caractérise et différencie le référentiel d’archivage d’un tableau de gestion d’archives.

Ne pas confondre le référentiel d’archivage et le tableau de gestion des archives

Il est important de ne pas confondre le référentiel d’archivage avec le tableau de gestion des archives. Bien que tous deux se présentent et se gèrent à partir de la mise en place d’un tableau de traçabilité, leur portée et leur finalité sont bien différentes. Ils ne se présentent pas du tout de la même manière. Le référentiel d’archivage recense :

  • Tous les documents à valeur de preuves et qu’il faut donc obligatoirement conserver pour des raisons juridiques, financières, ou consulter à des fins stratégiques et nécessaires au bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise
  • Leur durée de conservation motivée selon les contraintes réglementaires, les besoins métiers ou les risques contentieux
  • Leur support d’archivage (archivage papier ou numérique)
  • Qui archive ? Quel département et service de l’entreprise se charge de l’archivage ?

Lorsque que ces références sont respectées, l’organisation des documents procède par thématiques facilitant le nommage et la gestion des archives. La particularité du référentiel d’archivage, c’est précisément de permettre à l’archiviste de bien classer ses documents d’archives selon un code correspondant et en reprenant les indications du référentiel. Voilà ce qui le distingue du tableau de gestion des archives. Il ne fait donc pas de tri contrairement à ce dernier. Il permet à l’archiviste de savoir où classer les documents selon leurs attributs de gestion.

Un atout de modernisation et d’efficacité

Le référentiel d’archivage vise principalement 2 objectifs :

  1. Fournir une synthèse claire et abordable de la réglementation propre à la gestion d’archives et être en mesure de répondre à toutes interrogations juridiques
  2. Orienter efficacement la prise de décision et gérer plus efficacement la communication des documents archivés au sein des services

Une organisation rationnelle des archives favorise considérablement :

  • l’échange et le partage des connaissances
  • l’efficacité de l’entreprise

Ce qu’il n’est pas

Le référentiel d’archivage est tout sauf contre-productif. Commencer une gestion d’archive avec la mise en place d’un référentiel de conservation évite précisément de faire le tri qui malheureusement est trop chronophage, occupe trop d’espace de stockage inutilement et ne préserve aucunement les archivistes d’une perte ou détérioration accidentelle des documents d’archives. De plus, le tri est une procédure d’archivage interminable, qu’il faut sans cesse la recommencer, car elle ne règle pas le problème du flux documentaire. Savoir gérer ce flux, c’est la clé du problème de la gestion des archives. Une bonne gestion du flux documentaire évite la création d’un stock à trier. Archiver ce n’est pas stocker, mais une méthode de gestion visant à bien nommer, enregistrer et classer les documents dès leur création.

Les documents en devenant archive, rentrent forcément dans un système d’archivage à gérer de manière logique et rigoureuse. Cette gestion d’archives doit nécessairement prendre en compte :

  • la fiabilité
  • l’accessibilité
  • la pérennité

Et ceci selon la nature des documents à archiver, leur durée parfois longue. L’utilisation d’une codification informe sur les bonnes pratiques de l’entreprise ainsi que sur ces choix en matière de traitement des documents archivés et de leur valeur informationnelle. Outil méthodologique adapté à l’entreprise, le référentiel d’archivage permet ainsi une analyse complète de l’existant des risques possibles. Il renseigne les archivistes sur :

  • les caractéristiques des documents
  • leurs valeurs
  • leurs niveaux de sensibilité