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Ne laissez pas les archives de votre société se dégrader !

Plusieurs facteurs peuvent être la cause de la dégradation des documents d’archives. L’homme en est un, par des erreurs de manipulation ou le choix d’un conditionnement non optimisé.

La dégradation des documents

La structure devant accueillir les archives doit avoir été pensée et conçue à cette fin. Des locaux dignes de ce nom doivent en effet être très peu humides et limiter au maximum les variations de température. Des documents devant être conservés sur le long terme sont également peu exposés à la lumière et ses radiations. Les insectes, rongeurs, matériaux constitutifs des documents et autres catastrophes naturelles influencent également le stockage des archives.

Appliquer ces mesures

Bien conscients de ces données optimales de conservation, les locaux des sociétés d’archivage préservent les documents de la lumière à une température comprise entre 17°C et 22°C et à un taux d’humidité oscillant entre 45% et 60% (les archives ne doivent jamais être stockées près des canalisations). Les rayonnages accueillant les documents sont idéalement en bois traité afin d’éviter la prolifération d’insectes. Une bonne ventilation des locaux et un nettoyage régulier sont autant de mesures permettant de limiter l’apparition de ces nuisibles.

Conditionnement des documents

Quelques conseils permettent de prolonger considérablement la durée de vie des documents d’archives. Il est par exemple primordial de ne laisser aucun objet métallique pouvant rouiller (trombone, agrafe, etc.) ou ruban et ficelles coupant à terme le papier. La boîte de conservation utilisée doit posséder un PH neutre et protéger le papier de toutes les agressions extérieures (poussière, lumière, eau, etc.). Les plans doivent quant à eux être roulés sur un tube rigide neutre. A noter que les documents infectés (champignons ou bactéries) doivent être retirés et nettoyés afin d’éviter une propagation de la contamination.

Crédits images :
Photo Sébastien Barré

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