L’archivage papier face au numérique

Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.

De ce fait, ces dernières sont de plus en plus nombreuses à faire appel à des professionnels de l’archivage électronique.

Le numérique peut fragiliser les entreprises

La quantité exponentielle de documents numériques produits fait courir un nouveau risque aux entreprises. Ce danger est bien souvent ignoré par des professionnels pas toujours au fait des conséquences possibles de l’utilisation de ces nouvelles technologies. Le numérique possède évidemment des avantages certains comme le fait d’entrer en contact direct avec un interlocuteur sans obligatoirement passer par la structure hiérarchique comme c’était autrefois le cas. Les collaborateurs peuvent également partager des ressources entre eux où qu’ils se trouvent et ont la possibilité d’accéder rapidement à d’innombrables informations. Le revers de la médaille est toutefois lui aussi présent. La messagerie électronique multiplie les chances d’envoyer à l’extérieur des informations erronées ou à risque au nom de l’entreprise. Le volume croissant des données est aussi un réel problème rendant difficile tout classement ou tri. L’entreprise a tendance à subir le flux d’information plus que le contrôler.
Marc Chédru, spécialiste de l’accompagnement des tiers archiveurs, soutien qu’il est primordial de prendre conscience de l’archivage dès la création du document. Prendre une décision orale, c’est aussi enregistrer une trace écrite présentable à un auditeur contenant les informations essentielles.

Le papier encore très présent malgré la dématérialisation

Le classique archivage papier n’est aujourd’hui plus la seule option pour conserver ses documents d’entreprise. Leur numérisation s’est largement développée, en particulier depuis que la loi reconnait ces écrits électroniques. L’archivage numérique est aujourd’hui fiable, sécurisé et permet aux professionnels d’aborder sereinement la question de la pérennité des informations. Cette tendance ne signifie pas pour autant que le « zéro papier » est une réalité, loin de là. Les archives physiques ont même tendance à augmenter du fait de l’impression systématique des documents numériques. Les originaux papiers des documents numériques sont également conservés « par précaution »…

Le cloud une solution de stockage mais pas d’archivage

Le cloud computing est une technologie déjà très implantée dans les entreprises françaises. On observe toutefois une méconnaissance globale des professionnels sur la localisation physique des serveurs ou le type de données stocké. Pour une entreprise, les données les plus importantes doivent être conservées sur le long terme tandis que certaines autres sont destinées à être détruites relativement rapidement. Ce n’est pas toujours le cas avec les data centers. Les données peut-être difficilement gérables sur le long terme et il n’est pas rare que certaines informations non souhaitées ressurgissent à terme.

Crédits images :
Photo Ashley Fisher

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