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Gestion des archives juridiques – Étude de cas

Maître M, avocat, reprend le cabinet de son père qui compte une dizaine de collaborateurs. Ses locaux sont situés dans un immeuble de 4 étages sans ascenseur en plein centre ville. Il souhaite s’associer avec 2 autres confrères pour former une SCP ce qui engendre l’embauche d’autres collaborateurs.

En accord avec ses associés, il décide donc, pour des besoins évidents, d’externaliser l’ensemble des archives et contacte Arcalys.

Problématique du client

Un manque de place évident s’impose à lui. Ce manque de place n’est pas du à la surface des locaux qui est conséquente mais à l’encombrement que provoque les archives. Certains bureaux, non occupés, sont envahis par ces mêmes archives. De plus, le cabinet possède une cave au sous sol qui regorge elle aussi d’archives, conservées dans des conditions minimum de respect, de sécurité et de confidentialité.

Le constat est vite fait pour Maître M est souhaite avant tout :

  1. Renforcer la sécurité juridique
  2. Que ses clients bénéficient d’une confidentialité totale
  3. Que ses collaborateurs travaillent dans de bonnes conditions
  4. Libérer des espaces couteux qui ne remplissent pas leur fonction
  5. Faciliter la recherche de documents car dans l’état actuel des choses aucun ordre chronologique n’est respecté
  6. La conservation des actes et notamment de procédures motivée par la crainte d’une éventuelle action en responsabilité civile.

 

Voir aussi :

Durée de conservation des documents juridiques

 

By Archivo-FSP (Own work) [GFDL or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0], via Wikimedia Commons

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