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Gestion des archives courantes et intermédiaires

Sont appelées archives courantes les documents fréquemment consultés par le service, l’établissement ou l’organisme qui les a produit. C’est notamment le cas des archives de l’exercice en cours.

Qu’appelle-t-on archives courantes ?

La présence de ces documents sur site étant primordial, les sociétés spécialistes de l’archivage concentrent généralement leur activité sur les archives dites intermédiaires (ou semi-actives). Il existe également des archives définitives qui n’ont quant à elles plus vocation à être consultées dans un futur proche. Cela ne signifie pas pour autant la mort de ces documents qui sont stockés, classés et laissés à disposition en cas de besoin (contrôle fiscal, procédure judiciaire, etc.) avant une éventuelle destruction.

Voir la définition des archives courantes

Organisation et classification

Un cadre de classement est essentiel pour trier les documents et faciliter leur recherche future. Ce système de classification doit être pratique et exhaustif, à l’image de ce qui se pratique dans une bibliothèque par exemple. Il est important de systématiser ce processus de classement, que le document soit sous forme électronique ou papier. La version dématérialisée demande cependant davantage de temps au vu de la quantité de données bien souvent stockée sur les serveurs internes et les différents postes de travail.

Délais de conservation

La règle de la conservation des documents ne se fait pas au cas par cas (cela serait difficilement applicable en pratique) mais concerne de grands ensembles comme des dossiers, types de documents ou catégories. Une entreprise stockera par exemple tous les documents relatifs au personnel sur la même durée sans différencier les contrats d’embauche des fiches d’absence. A l’issue d’une réunion, il peut être intéressant de déterminer le degré d’importance et donc la durée de conservation des documents produits sans les traiter de façon indépendante. Il est également conseillé de contrôler régulièrement les délais voire de les réviser si besoin.


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Photo Carolina Prysyazhnyuk


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