Les archives - Définition

Externalisation des archives publiques

Depuis 2008, les sociétés privées ont la possibilité de gérer les archives publiques quelle qu’en soit la nature. Avant cette date, les documents présentant un intérêt scientifique ou historique majeur étaient exclus de ce processus, les services publics se contentant d’externaliser les archives éliminables à terme. Deux formalités administratives conditionnent cette opération.


DEVIS ARCHIVAGE


Agrément et déclaration préalable.

Les prestataires spécialisés dans l’archivage souhaitant prendre en charge des documents publics (sous format papier ou électronique) doivent obtenir un agrément via un arrêté du ministre chargé de la Culture et de la Communication. Ce dernier est valable 3 ans pour la conservation d’archives électroniques et 5 ans pour des supports papier. L’administration centrale contrôle les pièces fournies tandis que les directeurs des services départementaux d’archives se chargent généralement de l’inspection des locaux. Cet espace dédié aux archives, obligatoirement situé en France, doit répondre à toutes les conditions de sécurité et de conservation requises.

Les producteurs d’archives publiques doivent quant à eux réaliser une déclaration préalable à l’externalisation à adresser à l’administration des archives. Celle-ci comprend les détails de l’opération (objectifs, contexte, durée) ainsi que la liste des archives déposées. Le contrat est également étudié, plus particulièrement les clauses relatives aux responsabilités du prestataire.

Le cas Pôle Emploi

Pôle EmploiPôle Emploi est né en 2008 suite à la fusion de l’Agence nationale pour l’emploi (ANPE) et des Associations pour l’emploi dans l’industrie et le commerce (Assédic). Si cette institution est relativement récente, elle a hérite des archives des anciennes structures, physiques en intégralité. A cela s’ajoute le fait que Pôle Emploi est l’organisme public qui génère le plus d’archives papier en France. Cela représente au final l’équivalent de 130 kilomètres linéaires d’archives publiques à gérer ! Ce chiffre colossal oblige cet organisme à confier cette charge à un prestataire extérieur.


Pour aller plus loin, lire notre article :
Comment choisir une entreprise d’archivage ?

Consulter la rubrique :
Pourquoi externaliser les archives ?


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