Définition : Dématérialisation des archives

Lorsque les archives physiques (papier, parchemin…) sont remplacées par des archives électroniques (fichiers et données informatiques), il est question d’une dématérialisation d’archives. Ce procédé de substitution d’archives nécessite une opération de numérisation ainsi qu’une révision de tous les processus de production et de gestion des informations.

Qu’est-ce qu’une dématérialisation d’archives ?

Une archive dématérialisée est un document d’archive électronique, c’est-à-dire une archive qui a perdu son support papier pour devenir un document électronique natif, crée sur un support informatique. La dématérialisation désigne donc le passage d’une archive papier à une archive numérique ou électronique. Comme les archives physiques, les archives électroniques répondent aux mêmes règles tout en se distinguant par des particularités spécifiques, nécessitant une gestion d’archive particulière.

Sous certaines conditions, les archives électroniques ont la même valeur probante.

Quels sont les avantages de dématérialiser les archives ?

Avec l’avènement du digital au sein des entreprises, la dématérialisation des archives constitue un véritable enjeu et présente de nombreux avantages, entraînant par la même occasion un changement profond des usages et pratiques de la gestion de l’archivage.

La dématérialisation d’archives suscite donc un grand intérêt, car :

  • Elle favorise la maitrise de la gestion des archives, en facilitant la production et la circulation des documents électroniques
  • Elle assure l’intégrité des données dans le temps
  • Elle gère plus efficacement les risques de perte, de détérioration ou divulgation des données informatiques

La dématérialisation garantit ainsi la disponibilité des documents, leur préservation, leur mise en sécurité. Dans le cadre de personnes et entreprises travaillant à distance, la dématérialisation constitue une bonne opportunité de réduction des coûts (en espace de stockage, en déplacement…) et de gain en productivité.


DEVIS ARCHIVAGE


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