Définition : Dématérialisation des archives

Lorsque les archives physiques (papier, parchemin…) sont remplacées par des archives électroniques (fichiers et données informatiques), il est question d’une dématérialisation d’archives. Ce procédé de substitution d’archives nécessite une opération de numérisation ainsi qu’une révision de tous les processus de production et de gestion des informations.

Qu’est-ce qu’une dématérialisation d’archives ?

Une archive dématérialisée est un document d’archive électronique, c’est-à-dire une archive qui a perdu son support papier pour devenir un document électronique natif, crée sur un support informatique. La dématérialisation désigne donc le passage d’une archive papier à une archive numérique ou électronique. Comme les archives physiques, les archives électroniques répondent aux mêmes règles tout en se distinguant par des particularités spécifiques, nécessitant une gestion d’archive particulière.

Sous certaines conditions, les archives électroniques ont la même valeur probante.

Dématérialisation d'une archive

Quels sont les avantages de dématérialiser les archives ?

Avec l’avènement du digital au sein des entreprises, la dématérialisation des archives constitue un véritable enjeu et présente de nombreux avantages, entraînant par la même occasion un changement profond des usages et pratiques de la gestion de l’archivage.

La dématérialisation d’archives suscite donc un grand intérêt, car :

  • Elle favorise la maitrise de la gestion des archives, en facilitant la production et la circulation des documents électroniques
  • Elle assure l’intégrité des données dans le temps
  • Elle gère plus efficacement les risques de perte, de détérioration ou divulgation des données informatiques

La dématérialisation garantit ainsi la disponibilité des documents, leur préservation, leur mise en sécurité. Dans le cadre de personnes et entreprises travaillant à distance, la dématérialisation constitue une bonne opportunité de réduction des coûts (en espace de stockage, en déplacement…) et de gain en productivité.

Comment réussir une dématérialisation des archives ?

Réussir une dématérialisation des archives

Pour bénéficier de tous les avantages énumérés précédemment, il importe avant tout de suivre les bonnes pratiques en matière de dématérialisation.

4 étapes clés semblent nécessaires et suffisantes pour réussir une dématérialisation :

  • 1. La première de ces étapes étant de bien déterminer le volume des archives à dématérialiser ainsi que leurs natures et les métiers concernés. Les questions à se poser sont du type : quel flux dématérialiser ? Quel volume de documents ? Quel cadre juridique respecter ?
  • 2. La seconde étape concerne le personnel et les collaborateurs à mobiliser pour mener à bien la dématérialisation. Chaque intervenant devant être informé et sensibilisé aux problématiques d’évolution des process comme des organisations métiers. Les principales questions à se poser sont les suivantes : comment accompagner ses collaborateurs dans la conduite du changement induit par la dématérialisation ? Comment les rendre acteurs de cette dématérialisation ? Comment obtenir ainsi l’adhésion de ses partenaires, fournisseurs et clients à ce changement ?
  • 3. La troisième étape repose sur un choix essentiel à faire, celui du partenaire à considérer désormais dans toute démarche de dématérialisation des archives comme un véritable partenaire de confiance et un gage de sécurité. En effet, toute solution de dématérialisation doit impérativement sécuriser les flux dématérialisés dans le respect de la réglementation et des bonnes pratiques (signature électronique certifiée, archivage électronique selon la norme z42-013)
  • 4. Enfin la phase test est tout aussi capitale que les 3 précédentes. Elle permet non seulement d’évaluer l’efficacité du process mis en œuvre, mais aussi, elle garantit le retour sur investissement attendu. Pour cela, il est vivement conseillé de mettre en place des indicateurs sur l’appropriation des process sans cesse renouvelés.

La dématérialisation est un procédé qui demande donc de la rigueur et suppose la mise en application d’une certaine forme d’intelligence que le papier ne nécessite aucunement. C’est pourquoi également, elle s’impose comme un enjeu stratégique et économique pour la majorité des entreprises.


DEVIS ARCHIVAGE


Enregistrer

Enregistrer