Définition : Archives

Selon les dispositions générales du code du patrimoine (L211-1), on désigne par archives « l’ensemble des documents, quel que soit leur ancienneté et leur support physique, produits ou reçus par les entreprises privées ou organismes publics dans l’exercice de leur activité ».

Qu’entend-on par archives ?

Il faut noter que le mot « archives » est couramment employé dans le sens restrictif de documents faisant l’objet d’un archivage définitif, par opposition aux archives courantes.

Différences entre archives « courantes », « intermédiaires » et « définitives »

Sur site, Arcalys sera souvent amené à prendre en charge les archives définitives, mais peut également intervenir directement sur les archives courantes encore présentes dans chaque service d’une entreprise, à la fin d’un exercice annuel, par exemple.

Trois grands groupes d’archives

On peut différencier les catégories d’archives existantes au sein des entreprises privées en  3 grands groupes distincts :

  1. Les archives de type comptable (journaux, grand livres, extraits bancaires, factures…
  2. Les archives à caractère sociales et juridiques (bulletins de salaire, registres légaux, dossiers du personnel, dossiers contentieux …)
  3. Et les autre types d’archives qui font intervenir des critères de conservations spécifiques (dossiers chantiers avec garanties, dossiers médicaux, dossiers notariés, autres…)

Archives « physiques » et « archives numériques »

En ce qui concerne la forme que peut prendre ces archives, Arcalys intervient bien sûr le plus souvent pour l’externalisation des archives sur support papier, en raison du volume important que celui-ci génère. Mais les archives existent également sous forme numérique. On les trouve alors sur supports informatiques tels que CD, DVD, disques durs, bandes numériques, etc…

Les « archives », terme pouvant désigner le lieu de conservation des archives définitives

Enfin, le terme archives peut designer de manière commune le lieu ou sont conservés les archives définitives.

 

Voir aussi :


DEVIS ARCHIVAGE