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Comment réaliser un plan de classement efficace ?

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.

Bien classer pour mieux retrouver

Pour gérer un fonds d’archive efficacement, il est primordial de savoir classer les documents d’archives produits. Le classement des archives ne sert pas seulement à conserver de manière durable et en toute sécurité documents archivés, c’est aussi le meilleur moyen de retrouver facilement et donc d’avoir accès aisément à chaque document ainsi classé. Bien qu’un « classement parfait » n’existe pas dans l’absolu, bien ranger des documents nécessite de bien connaître les divers critères d’un classement bien fait.

Ses critères d’efficacité

Pour arriver à un archivage performant, il convient de mettre en place un plan de classement. Pour cela, une méthodologie d’archivage est requise, répondant à des critères d’efficacité :

  • L’accessibilité : tout document doit être accessible ; le plan de classement étant basé sur une méthode visant à bien identifier les documents afin de les retrouver facilement
  • La mise à jour : tout plan de classement a pour finalité une gestion efficace des archives avec une conservation de l’information et des connaissances sans cesse remises à jour (faciliter le partage et la circulation de l’information, assurer la traçabilité, garantir la protection de l’information sensible et classifiée)
  • L’épuration : si le classement de documents consiste en leur mise en ordre intellectuelle et leur organisation logique et rationnelle, il comprend alors une phase d’épuration, c’est-à-dire l’élimination de tout document n’ayant rien à faire dans le classement (Les documents en doubles, les documents à supprimer, ceux à archiver…)
  • La fiabilité : méthodique et rigoureux, le classement permet de repérer aisément un document et de le retrouver facilement, à toutes les étapes du cycle de vie

Véritable outil professionnel, le plan de classement doit également répondre à des règles logiques et hiérarchisées pour être efficace :

  • Le plan doit respecter une structure logique de classement ; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée
  • Quel que soit le type de document ou son support, le plan de classement commun à tous permet une systématisation et une uniformisation de l’ensemble de l’archivage des documents. Une fois classé, tout document archivé peut facilement être retrouvé.

Une obligation légale pour les administrations publiques

Pour les administrations publiques comme les communes, le classement des archives est une obligation légale. Chaque commune doit conserver et rendre accessibles ses archives (article 1, §1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la Loi du 6 mai 2009).

Au-delà du respect de la législation, le classement a pour autre intérêt d’être une base fiable pour :

  • Garantir un suivi des activités des services
  • Assurer une protection juridique
  • Préserver l’histoire des collectivités

Pour les entreprises, il en va de même, la conservation de certains documents d’entreprise est aussi une obligation légale qui obéit à une réglementation rigoureuse à laquelle aucune entreprise ne peut se soustraire. Les pièces classées et archivées deviennent les preuves des droits et des obligations nécessaires à l’exercice de l’activité de l’entreprise. Leur classement est donc nécessaire surtout lorsqu’elles font l’objet de :

  • Réclamation
  • Contrôle fiscal, judiciaire
  • Situation de litige