Bonne gestion des archives physiques

Comment gérer l’ampleur des documents papier ?

Les mauvaises habitudes ont la vie dure en France. Malgré les multiples politiques de restriction en matière de gestion du papier, la consommation nationale reste très élevée.

Le numérique, écologique et économique, propose aujourd’hui une alternative intéressante au document papier mais ne peut le remplacer complètement. Certaines pièces importantes doivent encore être conservées physiquement. Ces archives papier demandent un espace de stockage conséquent mais aussi du temps que n’ont pas forcement les structures (entreprises, associations, administrations, etc.). C’est la raison pour laquelle ces dernières font appel à un tiers archiveur comme Arcalys qui se chargera du stockage, du classement et de la rationalisation des documents papier.

Production mondiale de pâte à papier

La production mondiale annuelle de pâte à papier s’élève à 193 m3 selon la Food and Agriculture Organization (FAO). Cette matière première est essentiellement destinée à la conception de papier et de carton. Le prix de la pate à papier est en augmentation ces dernières années du fait de la demande croissante des pays émergents et de l’offre limitée. En ce qui concerne les principaux producteurs, les traditionnels leaders mondiaux (Canada, Etats-Unis, Suède, Finlande, Norvège) laissent peu à peu place aux pays de l’hémisphère sud. L’explication est simple : les fabricants de pâte à papier brésiliens obtiennent un eucalyptus en 6 ans contre 30 à 45 pour les pays scandinaves. Cela se concrétise au final par un prix à la tonne quasiment 2 fois inférieur. Le seul Chili produit grâce à cette végétation et à ces tarifs plus de 4 millions de tonnes par an, soit 8% de la production mondiale. Les pays européens tentent de s’adapter en proposant une production durable parfaitement gérée.

Consommation de papier en France

10 millions de tonnes de papier sont produites chaque année en France. Si sa consommation moyenne a diminué, un français rejetait toujours en 2009 près de 150kg de papier et carton par an. C’est au niveau des entreprises que les gains potentiels sont les plus importants. 900 000 tonnes de déchets de papier sont en effet produits chaque année par les professionnels. Ce chiffre est d’autant plus problématique que moins de la moitié de ces feuilles et cartons est collectée ou recyclée. La filière du recyclage papier est pourtant extrêmement bénéfique. Sur le marché du travail tout d’abord, un emploi (logiquement non délocalisable) étant nécessaire toutes les 1000 tonnes de papier usagé. Au niveau de l’environnement ensuite, produire du papier recyclé demandant 3 fois moins d’eau et d’énergie que son équivalent non recyclé. Les objectifs à court terme sont ambitieux puisque les professionnels du recyclage espèrent récolter 200 000 tonnes de papier bureautique supplémentaires à l’horizon 2015. Respecter ces engagement signifiera inévitablement accéder à la production papier des administrations et des PME. Une campagne de sensibilisation et un tri à la source maximiseront également les chances de réussite de ce projet.

Nombre de feuilles de papier sorties des imprimantes

Le très sérieux The Economist a tenté d’estimer le nombre de feuilles sortant des imprimantes chaque année. Le chiffre est édifiant : ce sont en effet plus de 15 000 milliards d’impressions qui sont réalisée par an soit … 475 000 feuilles chaque seconde !

Mètres d’archives produites par les administrations françaises

Ce n’est pas une idée reçue, les administrations françaises sont bien de très grosses productrices d’archives. Cela représente quasiment 12 mètres linéaires de documents à stocker chaque jour, soit plus de 4 km par an. Le secteur public garde une trace écrite de toute décision, procédure ou action en détaillant chaque étape de l’opération afin de pouvoir les consulter a posteriori. L’archivage numérique vient aujourd’hui compléter le stockage / l’archivage physique et demande lui aussi de l’espace (serveurs). Une large partie des archives de l’administration sont dites « vivantes », c’est-à-dire accessibles et consultées ponctuellement. Les documents qui ne sont plus utilisés sont quant à eux stockés aux Archives nationales et départementales.

Comment optimiser l’usage et favoriser le recyclage des papiers de bureaux

Un papier est dit recyclé dès lors qu’il intègre au minimum 50% de fibres en provenance de papier de récupération. Environ la moitié du papier utilisé est récupéré (mais seulement 25% de celui issu des bureaux). La marge de progression est non seulement importante, mais également profitable aux entreprises. Une structure d’une centaine de personnes dépense en moyenne de 10 000 à 25 000€ hors taxe par rien que pour sa consommation interne de papier (hors matériel, cartouches d’encre, etc.). L’environnement bénéficierait également de ce changement de mentalités : moins de CO2 et de déchets produit, économies d’eau, etc. L’industrie européenne a déjà réalisé de gros efforts en la matière, les consommateurs doivent maintenant eux aussi opter pour du papier issu de forêts gérées durablement, limiter le gaspillage et augmenter la quantité de papier recyclée.

Les différentes tentatives de réduction d’utilisation du papier n’ont eu qu’un impact très limité pour le moment. La numérisation des documents papier et l’avènement du cloud computing constituent pourtant des alternatives plus qu’intéressantes, que ce soit au niveau pratique (accès facilitée à l’information) ou économique (gain d’espace et de temps). La World Paper Free Day (ou journée sans papier) est une initiative visant à accélérer ce processus. En espérant que cette dernière rencontre un plus grand succès que les précédentes opérations de ce genre …

Crédits images :
Photo allispossible.org.uk

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