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Comment archiver vos documents professionnels ?

Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.


DEVIS ARCHIVAGE


Archiver est une question de méthode

La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but n’est pas uniquement de retrouver aisément les documents recherchés, mais surtout de s’assurer que ces derniers ne soient pas détériorés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi soit ainsi durablement conservées.

Pour cela, Arcalys propose une méthodologie reposant en 4 étapes-clés correspondant au cycle de vie de chaque archive professionnelle :

  1. Identifier et authentifier documents
  2. Stocker les archives ainsi constituées
  3. Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés
  4. Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise

Prendre le temps nécessaire, pour ne plus perdre votre temps…

La première étape de l’archivage, dédiée à l’identification, l’authentification, conduisant au classement indispensable pour une conservation des archives dans les meilleures conditions par la suite, est une phase capitale qui peut vite s’avérer chronophage, si vous manquez de méthode et d’organisation. Le traitement, le classement ainsi que le rangement des documents deviennent des tâches rapides et efficaces, si vous prenez le temps de bien trier et de classer chaque document selon sa nature : courrier, facture et autres papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale…

Prenez soin de bien respecter les durées légales de conservation. Bien les connaître, vous facilitera grandement la tâche. Le bon classement en dépend.

Archiver les documents professionnels, n’est pas stocker !

Archiver les documents professionnels

Rien ne sert d’empiler les documents les uns sur les autres sans procéder à leur classement et leur archivage et ainsi faire face sereinement à toutes ses obligations légales et d’être en mesure à tout moment de faire valoir ses droits et se protéger juridiquement.

Arcalys propose un accompagnement personnalisé débutant par un audit reposant sur l’évaluation sur site des documents existants et l’établissement en conséquence d’un plan d’archivage adapté aux besoins spécifiques à chaque service en gestion d’archives.

Le plan d’archive comprend :

  • Le recensement des familles de documents à gérer
  • L’évaluation des volumes à traiter à partir des annuels de progression
  • La détermination des durées de conservation légales pour chaque type de document à archiver
  • L’évaluation des fréquences de consultations actuelles et futures, afin de garantir une accessibilité des plus fiables des archives

Quant aux moyens humains et la logistique nécessaire pour assurer une gestion efficace sont aussi à considérer et à optimiser de manière à envisager durablement des réductions de coûts de gestion et de fonctionnement.

Les éléments indispensables au classement et rangement de vos documents professionnels

Boites d'archives de documents professionnels

Le classement et l’archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que :

  • Les classeurs
  • Les pochettes et chemises et autres protègent documents
  • Les boîtes de rangement et caisses d’archives ou dossiers suspendus
  • Les reliures et autres plastifications
  • Les étagères et autres meubles de stockage et de rangement

L’important étant de pouvoir facilement ranger les documents en les classant à l’aide d’un code d’identification ou de numérotation, servant à retrouver et accéder aisément aux documents recherchés.

N’oubliez pas d’archiver vos documents de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans plus attendre.

Conserver sous forme papier ou numériser les archives ?

La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l’archivage comporte des avantages et des enjeux d’ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation.

Pensez aussi à l’externalisation des documents professionnels

La gestion en externe d’une partie ou de la totalité de vos documents professionnels par une société de tiers-archivage est également une solution à prendre en considération. Surtout, si vous ne disposez pas de local ou de personnel suffisamment compétent pour garantir une gestion et une conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne. À ce titre, il est préférable pour vous de bénéficier des solutions proposées par Arcalys en matière d’expertise professionnelle sur la gestion et l’externalisation des archives. Ainsi, il vous sera possible d’optimiser vos coûts et vos ressources, pour vous consacrer pleinement et en toute sérénité à votre activité.

By Chris McKenna (Thryduulf) (Own work) [CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons

 


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