Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en œuvre d’une démarche globale de gestion des archives s’inscrit au préalable dans une politique d’archivage de l’entreprise.
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Comment archiver vos documents professionnels ?
Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.
5 idées fausses sur la gestion des archives physiques
22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que de vieux papiers, alors qu’il n’en est rien dans la réalité : notre relation de dépendance au papier n’est pas encore abolie.
Comment archiver les documents physiques ?
Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.
Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?
L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue qui incombe aux professionnels de l’archivage et dont voici quelques conseils sur le record management, procéder de gestion utile et pratique pour vous y prendre correctement.
Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !
La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.
Conseil en archivage
L’archivage concerne l’ensemble des techniques et moyens utilisés pour recueillir, trier, classer, ranger, archiver, conserver et gérer les documents d’archives, de leur création à leur destruction. La gestion des archives, appelée également « Records management » a donc pour objectif d’organiser de manière efficace et logique l’ensemble des archives ou données dont l’entreprise a besoin pour justifier son activité. L’archivage est donc une mission délicate qui nécessite des conseils et l’intervention d’experts en la matière. Surtout, si les entreprises ont besoin de prestations ciblées, en vue de retrouver facilement n’importe quel document archiver, de les préserver de tout risque de détérioration, ou bien encore dans l’intention de les conserver en toute sécurité et de manière définitive.
Quelles sont les étapes d’un déménagement d’archives réussi ?
Le déménagement des archives, ça se prépare. Zoom sur les bonnes pratiques et les étapes clés à suivre pour réussir un transfert des archives, sans encombre et sans mauvaises surprises.
Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.
À quels risques les archives peuvent-elles être exposées lors d’un déménagement ?
Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.