Les papiers administratifs doivent être gardés pendant une certaine période. La durée de conservation dépend du délai de prescription applicable pour une action en justice en cas de litige. Les documents conservés peuvent en effet constituer potentiellement des éléments de preuve devant un tribunal. Un tableau récapitulatif met en avant les différents types de papier à conserver et les délais à respecter. Voici quelques rubriques importantes de ce tableau.
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Comment classer ses documents administratifs ?
La conservation des documents administratifs est indispensable pour chacun d’entre nous. Car à un moment donné, il peut être indispensable d’y avoir recours si l’administration les sollicite ou pour justifier certaines opérations et des prises de décisions. Mais le stockage des documents n’est pas toujours réalisé convenablement, ce qui engendre parfois des conséquences graves. Ce qui est primordial dans cette démarche est de faire un classement. Les dossiers, qu’ils soient au format papier ou au format électronique, doivent être classés de sorte à les retrouver facilement. Et cela peut se faire de diverses manières.
La gestion des archives physiques d’une entreprise
L’efficacité d’une gestion des archives physiques d’une entreprise dépend de la mise en place d’outils et de méthodes spécifiques.
Comment réaliser un plan de classement ?
La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.
Les 4 grandes étapes de l’archivage de documents
Tout commence par une prise de conscience que la gestion d’archives est non seulement chronophage, mais qu’elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée, que la plupart des entreprises n’ont mis en place en interne ou n’ont pas les moyens de mettre en place.
Objectif zéro papier dans les entreprises : est-ce vraiment réalisable ?
Les partisans de la dématérialisation des archives papiers diront que le remplacement des archives physiques en archives électronique ou numérique ne présente d’une part que des avantages et d’autre part que cette transition au tout numérique contribue in fine à la protection de l’environnement. Que ce soit pour la gestion électronique des documents (GED) ou l’archivage numérique, les avantages sont nombreux. Le gain de productivité, la limite des risques d’erreur ou bien encore le développement diversifié de nouveaux services en témoignent. Pour autant que les sociétés n’ont pas une idée très claire de ce nouveau procédé de gestion des archives, ni ne cernent les réelles potentialités du « zéro papier », il importe encore de savoir si ce dernier n’est pas un vœu pieu, comme de voir si les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont en définitive, aussi vertes qu’elles le prétendent.
Quels sont les délais de conservation des factures d’une entreprise ?
Une facture est un document comptable reçu ou émis par une entreprise, attestant l’achat ou la vente de biens ou de services. Elle est également appelée quittance lorsqu’elle concerne la facturation d’un service. La facture est par conséquent le reflet de ce qui a été fourni au client et du montant que ce dernier doit verser en retour. N’étant pas un simple document commun, la facture doit obligatoirement comporter des mentions légales indispensables et faire l’objet d’une conservation selon les délais légaux en vigueur. Lire aussi notre FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.
Archivage de documents : archiver n’est pas stocker !
Une entreprise, quelle qu’elle soit, doit être en mesure d’accéder rapidement à toute information indispensable à son activité. Elle doit aussi être en mesure de prouver son bon droit lors d’un éventuel conflit juridique. Plus qu’un besoin, c’est une obligation légale. Se pose alors la question : comment créer un système d’archivage performant ? Les meilleurs résultats ont lieu lorsque les responsables s’interrogent sur les besoins de leur entreprise en arrivant à faire la distinction entre stockage et archivage.
Cycle de vie d’une archive papier, de l’entreprise à sa destruction
Le concept de cycle de vie d’un document (ou Records life-cycle en anglais) analyse toutes les étapes de la création d’un document à sa destruction ou classement mémoriel. Le cycle de vie comprend 3 grandes étapes : la production du document, son utilisation et sa conservation / mise à disposition. Il n’existe pas de consensus sur le Record life-cycle, les étapes proposées étant quelque peu différentes selon le point de vue.