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Définition : Inventaire sommaire

Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection.

Rapporté à Arcalys, l’inventaire est toujours manuel dans un premier temps puis informatisé, sous sa forme finale. Il est réalisé par des archivistes qui ont tous un minimum de 15 ans d’expérience dans ce métier.

Suivant un cahier des charges bien précis établi au préalable lors d’un audit, l’archiviste s’efforce de rassembler les unités d’archivage par catégorie et par année, afin de les stocker dans un même container. Le but constamment recherché étant :

  • de faciliter les recherches et consultations futures
  • d’optimiser et faciliter la destruction future

Cet inventaire peut être établi soit sur le site du donneur d’ordre, dans le meilleur des cas, soit dans les locaux d’Arcalys, en cas d’impossibilité d’archivage sur site.

L’archiviste consigne sur un inventaire manuel toutes les unités d’archivages dont il aura contrôlé l’intégrité, le genre et l’année de production. Ces unités d’archivage (Classeurs, liasses, boîtes archives, dossiers, plans…) sont alors stockées en container normalisé, identifié par un code anonyme et confidentiel, seulement connu d’Arcalys.

L’inventaire manuel terminé sera par la suite réédité sous forme informatique, afin d’en obtenir un condensé ordonné, structuré et exploitable. Un exemplaire de l’inventaire est remis au client après contrôle, soit sur support numérique, soit sous forme papier.


DEVIS ARCHIVAGE


Définition : Archives courantes

Dans le cycle de vie des archives, on appelle archives courantes les documents d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et  conservés pour le traitement des affaires.

Définition : Projet d’archivage

Le projet d’archivage (ou Records Management Project) désigne une méthode de gestion d’archivage efficace et sûre. Elle repose sur des normes et des outils méthodologiques pour construire une politique d’archivage pérenne, répondre aux problématiques d’archivage et de conservation d’un fonds d’archive (ses flux, son espace de stockage à gérer…), identifier ses principaux acteurs, réduire les coûts, favoriser l’externalisation des archives pour davantage de sécurité et gagner en efficacité comme en productivité

Définition : Plate-forme de conservation

Ensemble d’outils dédiés à la réception, sécurisation, stockage et pérennisation de documents ou de données, qualifiés de telle façon qu’on puisse les retrouver, y accéder et les gérer selon les règles et les besoins exprimés par leurs propriétaires (donneurs d’ordre).

Définition : Gestion des archives

La gestion des archives (ou Records management) consiste à organiser et hiérarchiser les documents devenu archives dès leur création. L’objectif d’une bonne gestion étant de classer de manière efficace et logique toutes les archives pour les retrouver facilement en cas de besoin, pour les préserver de toute détérioration ou perte accidentelle, ou pour les conserver en toute sécurité et de manière définitive.

Définition : Dématérialisation des archives

Lorsque les archives physiques (papier, parchemin…) sont remplacées par des archives électroniques (fichiers et données informatiques), il est question d’une dématérialisation d’archives. Ce procédé de substitution d’archives nécessite une opération de numérisation ainsi qu’une révision de tous les processus de production et de gestion des informations.