Archives - Comité international de la Croix Rouge

Archives hospitalières, une externalisation délicate mais possible depuis 2009 !

Les archives hospitalières sont sensibles de nature et possèdent un certain nombre de spécificités qu’il faut connaître. Il est possible depuis 2009 d’externaliser certaines archives physiques, mais sous certaines conditions bien précises.

Déclinaison des archives hospitalières

Les archives administratives se distinguent des archives médicales. Les premières concernent toutes les informations relatives au fonctionnement de l’établissement, en particulier la prise en charge administrative des patients. On retrouve dans cette catégorie les dossiers du personnel, registres des admissions, frais de séjour et l’ensemble des documents produits par le service administratif et la direction.

Les archives médicales regroupent les documents produits durant l’activité de recherche de l’hôpital (dossiers de recherche) mais aussi, comme leur nom l’indique, pendant la prise en charge thérapeutique du patient (dossiers médicaux).

Communication des archives

L’accès aux archives publiques est possible au-delà d’un certain délai défini par l’article L.213-2 du Code du Patrimoine. Ces délais s’appliquent aux archives conservées au sein de l’hôpital (responsable de ces dispositions) et s’entendent bien souvent à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :

  • 25 ans si les documents sont susceptibles de porter atteinte au secret des délibérations du gouvernement, en matière commerciale et industrielle, à la conduite des relations extérieures ou au secret médical.
  • 50 ans pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, à la sûreté ou aux intérêts de l’État. Cela concerne également les documents émettant un jugement de valeur sur une personne physique et ceux relatifs aux bâtiments utilisés pour recevoir des détenus.
  • 75 ans pour tout document relatif à des questionnaires concernant les faits et comportements d’ordre privé, pour les enquêtes de la police judiciaire, les affaires portées devant les juridictions et les registres de naissance et de mariage
  • 100 ans pour les documents pouvant porter atteinte à la sécurité de personnes, pour les enquêtes de personnes réalisées par la police judiciaire, les affaires judiciaires et les documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale.

Les archives publiques pouvant permettre de fabriquer une arme (nucléaire, biologique, chimique ou autre) ne sont pas accessibles au public.

A noter qu’une personne peut accéder aux informations médicales la concernant par simple demande écrite.

Conservation des archives

La conservation des archives peut avoir lieu au sein de l’établissement à condition que les locaux soient adaptés et les documents gérés par des personnes qualifiées et formées. C’est le directeur de l’établissement qui est alors responsable des archives.

Depuis 2006, il est possible pour les établissements hospitaliers d’externaliser leurs archives électroniques. Un article du Code de la Santé de 2009 autorise l’externalisation des archives physiques si ces dernières concernent les données de santé des patients suivis dans les services et les archives éliminables à terme. L’externalisation ne peut se faire qu’après l’accord de l’administration des archives et auprès de prestataires agréés répondant à un certain nombre de normes (sécurité des locaux, accès aux documents, restitution à l’issue du contrat).

A noter que certaines archives définitives peuvent être conservées au service des archives de l’AP-HP.

Élimination des archives

L’élimination des archives a généralement lieu à la fin de la durée légale de conservation mais n’est pas obligatoire. Dans le cas où la destruction des documents est souhaitée, l’aval du service des archives de l’AP-HP est nécessaire. La demande s’effectue par l’intermédiaire d’un bordereau qui comprend la description des documents et le métrage linéaire qu’ils occupent. L’élimination des archives médicales nécessite de plus la signature du représentant du corps médical concerné par le fonds à éliminer. Seul un prestataire spécialisé et agréé peut se charger de la destruction des archives, le tout sous le contrôle d’un agent de l’établissement de santé.

Comment l’externalisation peut-elle s’inscrire dans une politique d’archivage globale ?

Pour aller plus loin, nous recommandons vivement la lecture de ce Guide méthodologique pour une politique d’archivage.

Ascodocpsy est un réseau documentaire en santé mentale qui existe depuis près de 30 ans. a participé en tant qu’expert aux travaux menés par l’ANAP (Agence Nationale d’Appui à la performance des Établissements de santé et médico-sociaux) en 2013 sur la politique d’archivage en milieu hospitalier.


Voir aussi l’article Comment définir une politique d’archivage efficace ?


Crédit photo : By Sateda (Own work) [CC BY-SA 3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons


Pour aller plus loin, lire notre article :
Comment choisir une entreprise d’archivage ?

Consulter la rubrique :
Pourquoi externaliser les archives ?


Voir aussi sur le même sujet :


DEVIS ARCHIVAGE