L’explosion du nombre de documents d’entreprise, notamment informatiques, pousse les entreprises à archiver toujours plus. Motivés par les durées de conservation imposées par la règlementation, les dirigeants confondent bien souvent « tout archiver » et « bien archiver ».
Impact de l’informatique sur l’archivage
L’avènement de l’informatique a longtemps été vu comme un moyen de réduire l’encombrement de la paperasse. C’est en réalité le contraire qui s’est produit. L’ » électronasse » vient aujourd’hui s’ajouter à l’archivage papier. Les outils numériques facilitent la duplication de documents via la fonction « Enregistrer sous ». Les imprimantes toujours plus perfectionnées banalisent la fonction d’impression pour des documents qui pourraient être conservés sous format numérique (légalement reconnu). Ce gaspillage a un coût carbone élevé : plus de 80 % de l’empreinte environnementale des établissements bancaires. La maintenance et la sauvegarde des documents numériques a également un coût, tout comme le temps passé à rechercher un document dans des volumes d’archives toujours plus importants.
Que faut-il archiver ?
Le but n’est pas d’interdire l’impression des documents ou leur duplication mais bien de « fermer le robinet » en sensibilisant les utilisateurs aux bonnes pratiques liées à l’archivage :
- le type de documents à produire et archiver
- la mise en place d’une classification pour retrouver facilement l’archive recherchée
- la protection des archives physiques et numériques dans des espaces ou locaux dédiés et sécurisés
En conclusion, il est important que les entreprises prennent conscience qu’il n’est pas nécessaire de conserver les documents plus longtemps que ne l’exige la règlementation. Tous les documents produits ne sont pas importants ; faire du tri dans ce qui doit être archivé, c’est aussi gagner de l’espace dans ses locaux et donc de l’argent dans les zones où le prix du mètre carré est élevé.
Il est impératif de mettre en place d’une politique d’archivage
L’inflation documentaire et le sur-archivage sont très présents dans les entreprises car la majorité d’entre elles craint une action en justice de la part d’un fournisseur, d’un client ou d’un employé.
A noter que l’excès d’archivage peut aussi avoir des conséquences néfastes. Une pièce sensée être détruite peut refaire surface et mettre l’entreprise dans l’embarras.
Une politique d’archivage de qualité et des dirigeants sensibilisés à cette composante suffisent bien souvent à une entreprise pour respecter la législation sans conserver une quantité trop importante de documents inutiles.