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À quels risques les archives peuvent-elles être exposées lors d’un déménagement ?

Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.


DEVIS ARCHIVAGE


Savoir évaluer les risques

Dans le cadre d’un déménagement des archives, il est particulièrement conseillé de bien connaître, identifier et évaluer les risques dans un espace de conservation d’archives. Quelle que soit la situation de vos archives (archives confiées à un prestataire ou stockées dans un nouvel espace dédié…), leur conservation est primordiale et représente par conséquent un coût à prendre en compte, comme de nombreux risques à diagnostiquer.

Savez-vous estimer les coûts de la gestion et de la conservation de vos archives physiques ?

 Sachez que ces coûts varient selon la politique d’archivage choisie. Les coûts de gestion des archives d’une surface dédiée (surface occupée, charges et entretien du local, équipement et matériel de rangement…) ne sont pas les mêmes que pour un simple entreposage dans un lieu de stockage temporaire (garde-meubles, box de stockage). De plus, le personnel affecté et le temps consacré à la recherche, le classement, l’archivage et la conservation dans les respects des durées légales alourdissent les coûts. En moyenne, une entreprise consacre 5 à 15 % de son chiffre d’affaires à la gestion de ses documents papiers.

Faites une liste des risques

Pour éviter tout surcoût et garantir une conservation ou un transfert des archives dans les meilleures conditions, il est conseillé de lister les risques potentiels :

  • La destruction potentielle des archives en cas d’incendie, d’inondation ou toutes autres dégradations d’archives liés à de mauvaises ou désastreuses conditions climatiques
  • Les risques liés à des pertes ou des vols de documents d’archives ou de données lors de déménagement, de déplacement d’archives ou bien de toutes autres actions malveillantes
  • Les risques liés à la dégradation des archives faute d’un conditionnement adéquat

Ces principaux risques dont la gravité n’est pas à prendre à la légère peuvent mettre en danger l’environnement économique et social de l’entreprise. Les documents mal classés et introuvables impactent non seulement l’efficacité, la rapidité, et la productivité, mais aussi détériorent la relation de qualité avec le client demeurant ainsi insatisfait. La perte de documents légaux peut aussi occasionner des conséquences irréversibles, comme un défaut de conformité réglementaire.

Faites le choix de l’externalisation !

Le déménagement des archives est le moment idéal de s’interroger sur leur gestion et leur conservation dans les meilleures conditions.

Si la gestion interne de vos archives de manière sécurisée devient une opération trop complexe et demandant trop d’investissement (en personnel, en temps), l’externalisation de vos archives reste une solution impérative afin de faire de l’archivage non plus une contrainte insurmontable, mais une réelle opportunité de pérennisation de vos archives.

En externalisant vos archives auprès d’un partenaire de confiance, vous bénéficiez d’une réelle expertise pour mettre en œuvre une stratégie de gestion d’archives efficaces et sécurisées. Et tout en respectant vos obligations légales, vous arrivez à vous libérer de toutes vos contraintes et limitez les coûts en réduisant ceux qui sont inutiles.

Le recours à l’externalisation de vos archives présente de nombreux avantages et constituent par là même une bonne prévention des risques. Les solutions d’archivage en externe proposées réduisent la survenue des risques de :

  • Documents non archivés
  • Données modifiées
  • Documents introuvables
  • Documents détruits trop tôt
  • Données conservées trop longtemps

Avec Arcalys, tout est mis en œuvre pour garantir une sécurité et accessibilité maximale de l’ensemble des documents d’archives confiés. Chacun disposant d’une solution d’archivage dédiée préservant l’intégrité physique de ses archives, sans avoir pour autant à gérer toutes les contraintes et les surcoûts associés à la conservation durable de ses documents d’archives.

La conformité et la maîtrise de vos risques

L’externalisation de vos archives avec Arcalys vous permet de bénéficier d’un archivage à la fois global et unique. Son expertise et son savoir-faire, vous garantit une conformité et une maîtrise parfaite de vos risques, en vous assurant :

  • Le respect des obligations légales de conservation des documents
  • La conservation vos documents dans les meilleures conditions
  • La protection de vos droits
  • La pérennisation du patrimoine de votre entreprise
  • La simplification de l’exploitation de vos documents

Enfin, l’externalisation des archives permet de gagner de place pour davantage se concentrer sur son cœur de métier.

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