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5 idées fausses sur la gestion des archives physiques

22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que de vieux papiers, alors qu’il n’en est rien dans la réalité : notre relation de dépendance au papier n’est pas encore abolie.


DEVIS ARCHIVAGE


1/ « Transformation digitale » rime avec « fin imminente du papier »

Que ce soit des documents dédiés à la bureautique, à la comptabilité, des documents iconographiques ou bien encore des images fixes, les archives ainsi reçues ou produites par une entreprise sont diverses et ont par conséquent leur raison d’être. Tout document archivé est une preuve des activités professionnelles réalisées. Les archives ne sont pas de vieux papiers qu’il conviendrait de s’en débarrasser rapidement, à défaut d’en assurer leur gestion physique et leur archivage dans le respect de la réglementation (durée légale de conservation des archives physiques à respecter)

Les archives sont vraiment indispensables pour :

  • Justifier des droits en cas de contrôle ou de litige
  • Garantir l’accessibilité aux données et informations clé de l’activité de l’entreprise
  • Conserver définitivement et dans les meilleures conditions le patrimoine économique de l’entreprise

C’est pourquoi, la transformation digitale au sein des entreprises les incitant à dématérialiser leurs archives physiques en archives numériques et électroniques, en vue de réduire les coûts et les impacts néfastes sur l’environnement, est idéalement louable, mais dans la réalité elle ne semble pas une démarche exclusive et définitive. Bien au contraire, il semble même que nous entretenons encore une forte dépendance avec le papier comme support d’archives le plus produit et le plus utilisé encore aujourd’hui. Les chiffres de la production de papier et de carton, au cours de ces 5 dernières années ne semblent pas nous contredire. La production de papier et sa consommation n’ont cessé d’augmenter. Et malgré, l’utilisation massive des nouveaux appareils digitaux (ordinateur, tablette, Smartphone), l’impact sur le papier reste finalement minime.

Il en va de même du marché des imprimantes qui sont au beau fixe. Les entreprises n’ont pas fait encore le choix définitif du « tout numérique ». Elles éprouvent encore le besoin de réimprimer leurs factures, devis, ou fiches de paie, estimant que le papier assurément reste un support fiable, garant d’une forte authenticité. Même constat dans les secteurs de la communication et du marketing, où les brochures de types papiers sont encore de mise et privilégiées comme canal efficace pour atteindre et influencer les prospects.

Quant aux archives des centres de recherche et autres institutions, elles favorisent l’accessibilité et le confort de consultation des documents, méthodes, usages et savoirs scientifiques ou spécialisés à des départements de recherche.

2/ La production de papier est-elle néfaste pour l’environnement ?

Que le papier pollue, voilà une idée fausse des plus récurrentes et des plus majoritairement admises par le plus grand nombre. Non le papier, avec l’abattage des arbres que sa production engendre, n’est pas plus dévastateur que le numérique considérer plus propre et moins nuisible. La réalité est à nuancer, surtout si nous nous basons sur les dernières études, analyses et chiffres du livre blanc du SNESSI (expert de la technologie hybride pour la gestion de l’information des entreprises), à savoir :

  • La surface de la forêt française ne s’est pas transformée en peaux de chagrin pour autant. Bien au contraire, les exploitations forestières n’ont cessé de progresser de 2/3 en 200 ans
  • L’abattage des arbres répond à des critères bien spécifiques et n’est pas fait arbitrairement ou anarchiquement. L’essentiel de la production de papier provient en majorité des bois de coupe d’éclaircie servant à la croissance des forêts
  • L’utilisation du bois éco-certifié bénéficiant d’un label de gestion durable PEFC ou FSC se généralise au sein des papetiers
  • À noter également une diminution de 80 % des rejets dans l’eau et de 30 % de la consommation d’énergie grâce aux investissements éco-responsables de l’industrie du papier ces 20 dernières années
  • Le papier peut se recycler 5 fois sans que sa qualité soit altérée

Quant aux nouvelles technologies de l’information, elles ne semblent pas aussi vertes qu’il n’y paraît. Citons pour s’en convaincre les émissions de gaz à effet de serre générées par les envois de mail et représentant la base de 220 jours ouvrés par an, 13.6 tonnes d’émission de CO2.

3/ Avec la numérisation, plus besoin d’archiver !

Une fois mises sur le serveur les documents d’archives ne sont plus à archiver ; voilà une idée reçue qui mérite d’être remise en question surtout s’il convient de garder à l’esprit que :

  • La numérisation n’est pas synonyme d’élimination des archives physiques et tout autre document original et confidentiel ; surtout, si de nombreux documents conservent une valeur juridique patrimoniale ou scientifique
  • L’archivage n’est pas à confondre avec la sauvegarde, sachant que les documents numérisés sont aussi soumis aux mêmes règles et durées de conservation que les documents faisant l’objet d’une gestion d’archives physiques

4/ Les archives ça ne sert à rien !

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Détrompez-vous les archives sont indispensables à plus d’un titre. Hormis la conservation obligatoire des documents, les archivistes ne rendent pas seulement service aux entreprises qu’ils accompagnent dans la gestion de leurs archives physiques, ils mettent à la disposition de leurs dirigeants des outils et méthodes de gestion et de gouvernance pratiques et efficaces. Ces outils de gestion, de gouvernance, de mémoire et de cultures doivent être conservés avec le plus grand soin.

5/ Et du côté de l’externalisation des archives

Il existe aussi de nombreuses contre-vérités au sujet de l’externalisation des archives, la manière de les conserver :

Concluons sur l’essentiel de la gestion externalisée des archives, à partir de ses enjeux, avantages et non sur les freins et les contraintes sources de réticence à son adoption plénière.

Arcalys propose des solutions d’externalisation personnalisées, répondant à chaque problématique de gestion des archives d’une entreprise. Son expertise et sa maîtrise des outils et méthodologies assurent une collecte, une traçabilité, une gestion et une conservation des archives dans les meilleures conditions. Conservées dans des locaux spécialement conçus à cet effet, les archives sont ainsi accessibles et aussi protégées de tous risques de dégradation, de perte ou de vol.

Pour toutes ces raisons, il importe avant tout, pour les entreprises souhaitant bénéficier d’une offre de gestion d’archives adaptée à leurs besoins, de demander un devis personnalisé.

By The National Archives (United Kingdom) (The National Archives (United Kingdom)) [CC BY 3.0], via Wikimedia Commons


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